Warum Word keine E-Rechnungen erstellen kann
Gelegentlich werden wir gefragt, warum man eine E-Rechnung nicht einfach mit Microsoft Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellen kann. Die Antwort liegt in einem grundlegenden Unterschied: Word erstellt Textdokumente — E-Rechnungen sind Daten.
Word-Dokumente beschreiben Aussehen, Daten beschreiben Bedeutung
Beim Dateiformat einer E-Rechnung handelt es sich nicht um einen weiteren Dateityp für Textverarbeitungsprogramme. Stattdessen ist es ein Datenformat, das speziell für den Austausch von Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form erstellt wurde. Das bedeutet, es enthält die Daten einer Rechnung und deren Bedeutung (z. B. Rechnungsbetrag, Datum usw.), aber keine Informationen darüber, wie die Rechnung optisch aussieht. Das Datenformat eines Textverarbeitungsprogramms hingegen enthält Informationen darüber, wie ein Text dargestellt wird (z. B. Seitenformat, Schriftart, Zeilenabstand). Informationen darüber, was ein Text allerdings bedeutet, sind darin nicht explizit enthalten. Der große Vorteil eines maschinenlesbaren Rechnungsformats ist es, dass dieses einfach weiterverarbeitet werden kann (z. B. automatische Verbuchung von Eingangsrechnungen in einem Buchhaltungsprogramm). Es sind beispielsweise nur wenige Zeilen Code nötig, um aus tausenden unterschiedlichen E-Rechnungen die Rechnungsbeträge auszulesen. Bei Rechnungen, die nicht als E-Rechnungen vorliegen, wäre dieser Prozess deutlich schwieriger, weil für eine Software nicht trivial zu erkennen ist, wo der Rechnungsbetrag in der Rechnung überhaupt steht.
ZUGFeRD: PDF und E-Rechnung in einer Datei
Um die Verwirrung komplett zu machen, gibt es mit ZUGFeRD ein „duales“ Format. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine PDF-Datei, in die die maschinenlesbare E-Rechnung „unsichtbar" eingebettet ist. Eigentlich handelt es sich um zwei Dateien, die zusammengefügt wurden: Einerseits die optisch sichtbare PDF-Datei und andererseits eine E-Rechnung im XML-Format. Dass dem Benutzer oder der Benutzerin eine PDF-Datei angezeigt wird, wenn die ZUGFeRD-Rechnung geöffnet wird, bedeutet allerdings auch nicht, dass eine ZUGFeRD-E-Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden kann, weil der E-Rechnungsanteil im oben beschriebenen maschinenlesbaren E-Rechnungsformat erstellt werden muss, was mit einer Textverarbeitungssoftware in aller Regel nicht möglich ist.
Bei ZUGFeRD ist außerdem zu beachten, dass der optische Teil aus dem PDF-Anteil nicht zwingend mit dem maschinenlesbaren Teil der E-Rechnung übereinstimmen muss, weil man beide Anteile getrennt voneinander erstellen und nachträglich zusammenfügen kann. Wir haben selbst schon E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, bei denen sich der PDF-Anteil drastisch vom E-Rechnungsanteil unterschieden hat.
Fazit
E-Rechnungen sind keine Dokumente, sondern Daten. Das bedeutet, dass sie nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden können. Es gibt zwar Formate wie ZUGFeRD, die eine optische Darstellung der Rechnung in Form eines PDF-Dokuments ermöglichen, aber auch hier muss der E-Rechnungsanteil im maschinenlesbaren Format erstellt werden, was mit einer Textverarbeitungssoftware in aller Regel nicht möglich ist.